BRAND TREUHAND Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft mbH – Die Kanzlei für Mittelständische Unternehmen
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ÖGSW News

Ausgabe:

1. Neuregelung Reisekostenersätze ab 1.1.2008

Steuerfreie Reise- und Fahrkostenvergütungen (wie zB Tages- und Nächtigungsgelder, Kilometergelder) sind für viele Dienstnehmer ein wichtiger Einkommensbestandteil. Durch die Judikatur des Verwaltungsgerichtshofes (VwGH) wurde die Möglichkeit der steuerfreien Auszahlung von Tagesgeldern (Diäten) in den letzten Jahren allerdings zunehmend eingeschränkt – mit einer wichtigen Ausnahme: In jenen Fällen, in denen der Dienstreisebegriff in einer lohngestaltenden Vorschrift (zB Gesetz, Kollektivvertrag, Betriebsvereinbarung) gesondert geregelt ist, dürfen die dort vorgesehenen Tagesgelder – maximal € 26,40 pro Tag – solange steuerfrei ausbezahlt werden, als der Dienstnehmer darauf Anspruch hat. Diese Sonderregelung wurde allerdings mit Ablauf des 31.12.2007 vom Verfassungsgerichtshof (VfGH) als verfassungswidrig aufgehoben. Der Gesetzgeber hat nunmehr – unter tatkräftiger Mitwirkung der Sozialpartner – eine Ersatzregelung geschaffen, die ab 1.1.2008 gelten wird und im Wesentlichen – hoffentlich nunmehr in verfassungskonformer Weise – die bisherige Praxis fortsetzt. Nachfolgend ein Überblick über die ab 1.1.2008 geltende Rechtslage:

Tagesgelder:

Wie bisher können Tagesgelder nach § 26 Z 4 EStG (unverändert maximal € 26,40 pro Tag) auch ab 1.1.2008 nach folgenden Grundsätzen steuerfrei gewährt werden:

  • Tagesgelder bei Dienstreisen mit täglicher Rückkehr bleiben nur so lange steuerfrei, bis der Zielort zu einem weiteren Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit wird (das ist zB nach fünf Tagen durchgehender oder nach 15 Tagen unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit der Fall).
  • Tagesgelder bei Dienstreisen mit unzumutbarer täglicher Rückkehr (ab 120 km Entfernung) bleiben längstens 183 Tage steuerfrei; dann ist von einem weiteren Mittelpunkt der beruflichen Tätigkeit auszugehen.

Nach der ab 1.1.2008 geltenden Neuregelung (§ 3 Abs 1 Z 16b EStG) können Tagesgelder, wenn der Arbeitgeber aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift zur Zahlung verpflichtet ist, für folgende Tätigkeiten zeitlich unbegrenzt steuerfrei ausbezahlt werden:

  • Außendiensttätigkeiten (zB Kundenbesuche, Patrouillendienste, Servicedienste außerhalb des Betriebsgeländes),
  • Fahrtätigkeiten (Zustelldienste, Taxifahrten, Linienverkehr, Transportfahrten außerhalb des Betriebsgeländes),
  • Baustellen- und Montagetätigkeiten (außerhalb des Betriebsgeländes),
  • Arbeitskräfteüberlassung oder
  • für vorübergehende Tätigkeiten an einem Einsatzort in einer anderen politischen Gemeinde (zB bei Entsendung für Ausbildungszwecke an einen Schulungsort, bei Springertätigkeiten oder Aushilfstätigkeiten in einer anderen Filiale des Unternehmens; wobei in diesen Fällen für die Steuerfreiheit naturgemäß eine durch die vorübergehende Tätigkeit vorgegebene zeitliche Beschränkung besteht).

Ist der Abschluss einer Betriebsvereinbarung nicht möglich (zB bei Vereinen und Arbeitgebern mit weniger als fünf Mitarbeitern), gilt nach der neuen Rechtslage auch eine bindende Vereinbarung des Arbeitgebers mit allen Dienstnehmern als Verpflichtung.

Das Tagesgeld kann künftig unabhängig vom Vorliegen einer lohngestaltenden Vorschrift auch nach Kalendertagen abgerechnet werden. Weiters wurde bei Auslandsreisen die Aliquotierung des Tagesgeld (bisher Drittel-Regelung) an die Regelung für Inlandsreisen angepasst: Danach steht ab 1.1.2008 auch für Auslandsreisen ab drei Stunden für jede angefangene Stunde ein Zwölftel des jeweiligen Landessatzes zu.

Nächtigungsgelder:

Das pauschale Nächtigungsgeld beträgt unverändert € 15 pro Nacht (ohne Nachweis der Nächtigung). Bei einer Dienstreise zu einem Arbeitsort, bei der der Arbeitnehmer so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (in der Regel ab einer Entfernung von 120 km), geht die Finanzverwaltung davon aus, dass der Arbeitsort (Einsatzort) nach einem Zeitraum von sechs Monaten zum Mittelpunkt der Tätigkeit wird. Ab dem siebenten Monat gezahlte pauschale Nächtigungsgelder sind daher steuerpflichtig. Die tatsächlichen Nächtigungskosten (inkl Frühstück) können hingegen grundsätzlich zeitlich unbegrenzt steuerfrei ersetzt werden.

Kilometergelder:

Für das der Höhe nach unveränderte Kilometergeld gelten folgende Neuregelungen:

  • „30.000-Kilometergrenze“: Kilometergelder können vom Arbeitgeber ab 2008 generell nur noch bis zu einem Betrag von € 11.400 (= 30.000 km x 0,38 pro km) pro Kalenderjahr steuerfrei ausbezahlt werden. Für die Fälle eines kollektivvertraglichen Dienstreisebegriffes galt diese Grenze bisher noch nicht.
  • Dienstreisen von der Wohnung aus: Auch im Falle eines kollektivvertraglich geregelten Dienstreisebegriffs können Kilometergelder für diese Strecke ab 1.1.2008 nicht mehr steuerfrei ausbezahlt werden. Wird ein Arbeitnehmer vorübergehend zu einer neuen Arbeitsstätte dienstzugeteilt oder entsendet, können bis zum Ende des Kalendermonats, in dem diese Fahrten erstmals überwiegend zurückgelegt werden, steuerfreie Kilometergelder dafür ausgezahlt werden. Ab dem Folgemonat sind die Fahrten zur neuen Arbeitsstätte als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anzusehen, die mit dem Verkehrsabsetzbetrag und einem allfälligen Pendlerpauschale abgegolten sind. Vom Arbeitgeber dann noch gezahlte Fahrtkostenersätze (zB Kilometergelder) sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Eine  Übergangsregelung gibt es für Fahrten zu einer Baustelle oder zu einer Montagetätigkeit, die unmittelbar von der Wohnung aus angetreten werden: Diese stellen bis 31.12.2009 keine Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar, weshalb Fahrtkostenersätze (Kilometergelder) dafür – unabhängig von der Dauer des jeweiligen Arbeitseinsatzes – an Arbeitnehmer bis Ende 2009 steuerfrei ausbezahlt werden können.
  • Familienheimfahrten: Wird der Arbeitnehmer zur Dienstverrichtung an einen Einsatzort entsendet, der so weit von seinem ständigen Wohnort entfernt ist, dass ihm eine tägliche Rückkehr zu diesem nicht zugemutet werden kann (in der Regel bei einer Entfernung von 120 km), kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten für höchstens eine Fahrt pro Woche vom Einsatzort zum ständigen Wohnort während arbeitsfreier Tage steuerfrei auszahlen, sofern für die arbeitsfreien Tage kein steuerfreies Tagesgeld gezahlt wird. Diese Regelung gilt ohne betragliche Begrenzung zB auch für wöchentliche Heimflüge. Bisher wurden diese Fahrten nur dann steuerfrei behandelt, wenn ein Anspruch aufgrund einer lohngestaltenden Vorschrift gegeben war.

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